VÝBĚR SVATEBNÍHO MÍSTA – ČÁST 2. SCHŮZKA A SMLOUVA

Před nějakou dobou jsem sepsala článek o tom, jak začít s výběrem místa na svatbu. Ten můžete najít TADY. V dnešním pokračování se podíváme na to, jak se připravit na schůzku, na co se zeptat, a co si ošetřit ve smlouvě. 

foto Pinterest

Se všemi prostory, které se Vám líbí, si domluvte schůzku. Je velice pravděpodobné, že nejste jediní, kdo se po daném prostoru a pravděpodobně i termínu poohlíží, a tudíž mohou být majitelé vytížení. Pokud si domlouváte více schůzek na jeden den, počítejte s tím, že na místě strávíte cca hodinu, a pak musíte ještě započítat přejezd na další místo. 

Večer před schůzkou si znovu sedněte k Vašemu spreadsheetu míst, na která se půjdete podívat, podívejte se na fotky, na to, co o sobě píšou na jejich stránkách, ale i na to, jaké najedete recenze. Pokud je zde něco, co Vám není jasné, nebo na co byste se chtěli zeptat, napište si to. Dále si sepište seznam otázek, na které se budete chtít zeptat. 

Otázky mohou vypadat následovně, pro větší přehlednost jsem je rozdělila do několika kategorií:

PROSTORY

Otázky v této sekci se týkají především toho, jaké prostory Vám jsou k dispozici, a co všechno budete moci využívat. Nezapomeňte otázky uzpůsobit tomu, jak daná prostora vypadá a co všechno poptáváte. 

1. Jaká je celková kapacita pro obřad/hostinu/ubytování? Je nějaká možnost přistýlek? 
2. Pokud není možnost ubytování, jaké jsou nejbližší hotely? Máte s nimi nějakou spolupráci? 
3. Jaká je venkovní a vnitřní kapacita?
4. Je zde možnost parkování? Jaká je kapacita pro parkování, jsou s tím spojené nějaké další poplatky?
5. Kolik nám bude k dispozici sociálních zařízení? (divili byste se, ale už jsem zažila i akci, kde byl pro 150 lidí jediný záchod)
6. Kde je obvykle situovaný obřad/hostina/večerní párty?

SLUŽBY (STRAVOVÁNÍ, UBYTOVÁNÍ, DALŠÍ VYBAVENÍ, ...)

V této sekci jsou otázky především na to, jaké další služby Vámi poptávaný prostor poskytuje a nebo naopak neposkytuje. 

1. Nabízíte možnost obejdnání stravování – hostiny, případně i sladkého a pití? Jaká je cena? Je možnost zařídit si vlastní stravování?
2. Kolik lidí nám bude celkově k dispozici? 
3. Jaké máte vybavení – stoly, židle, jídelní servisy, dekorace? Co všechno si můžeme zařídit po vlastní ose?
4. Jsou zde k dispozici párty stany s podlahou? 

PODMÍNKY A CENA

Podmínky pronájmu by měly být společně s tím, jestli se Vám místo líbí hned druhá nejdůležitější položka na Vašem seznamu. Často dostanete poměrně výhodný pronájem, ale za každou maličkost navíc je potřeba platit. Případně podmínky mohou být naprosto nevyhovující tomu, jak si svatbu představujete. Poproste majitele, aby Vám poslal smlouvu hned po schůzce, abyste si ji mohli doma v klidu přečíst.

1. Jaké jsou volné termíny v našem vybraném časovém období?
2. Jaké jsou podmínky ve smlouvě? (Pokud Vám hned na začátku řeknou, že smlouvu neuzavírají, mělo by se Vám v hlavě rozsvítit výstražné světlo.)
3. Jaké jsou Vaše podmínky pro večerní provoz, kdy musí skončit hlasitá hudba, co potom?
4. Kdy můžeme přijet a kdy nejpozději odjet? 
5. Je potřeba zajistit úklid po akci nebo je zajištěn z Vaší strany?
6. Jaká je cena pronájmu, jaká je výše zálohy a jaké jsou storno podmínky?
7. Co je a co není zahnuto v ceně pronájmu? Jaká je výše pronajámu/poplatky za další služby?
8. Bude ve stejném termínu probíhat i jiná svatba nebo zde budeme mít uzavřenou společnost?

Během prohlídky si také nezapomeňte vše pořádně nafotit. Zkuste si moc nepředstavovat kam bude směřovat obřad nebo kam postavíte dort, ale soustřeďte se na to, jak na Vás působí prostor, ale také majitel. Nebojte se také dát na intuici a to, jak na Vás působí daná osoba. 

Po shlédnutí prostor si znovu sedněte nad Váš spreadsheet a sepište si všechny poznámky, od faktických a praktických věcí, až po dojmy a pocity. Nechte si to nějaký kratší čas projít hlavou, a pak si společně s partnerem sedněte a domluvte se, který prostor se Vám líbil ze všechno nejvíc. Nezapomeňte se znovu podívat na "purpose" Vaší svatby, který Vám pomůže se vrátit zpět k základní myšlence. Pokud Vaším cílem není ohromit, opravdu je Vaším pravým místem to, ze kterého jste měli nejvíce "wow" pocit? 

foto Pinterest

Rozhodování nemusí být jednoduché, a může Vám pěkně zamotat hlavu. Nezapomeňte také propočítat, kolik Vás bude stát celkový pronájem, včetně všech doplňokových poplatků. Pročtěte si pečlivě smlouvu. Můžete se tam skrývat mnoho dalších zádrhelů. Podívejte se především na:

• Co všechno je předmětem smlouvy – které prostory? Odpovídá to tomu, o čem jste se s majitelem bavili?
• Pokud je součástí pronájmu také ubytování, jsou v ceně lůžkoviny a ručníky? 
• Pokud se nerozhodnete využít nabízených služeb, ale zajistit si je po vlastní ose (typicky například pronájem party stanu nebo grilu), budete platit za ušlý zisk?
• Jaké jsou storno podmínky? 
• Jaké jsou podmínky v případě zásahu vyšší moci (pokud měsíc před akcí budova spadne, jak bude probíhat Vaše odškodnění?)
• Jsou uvedené ceny s DPH nebo bez?

Pokud je ve smlouvě cokoliv, čemu nerozumíte nebo co se Vám nezdá, případně co byste chtěli změnit, znovu se pobavte s majitelem, Vysvětlete mu, jaké jsou Vaše pohnutky a obavy a zkuste navrhnout řešení. Je možné, že majitel na Vaše požadavky nepřistoupí, ale pokud jsou naprosto rozumné (například chcete přijet dříve, jelikož si vše budete chystat úplně sami), majitel Vám může vyhovět.

Poté, co se rozhodnete pro Váš prostor, zavolejte majiteli a domluvte se na dalším postupu. Zkontrolujte, že Vámi vybraný termín je ještě pořád volný (a mějte v záloze ještě jiný). Obvykle bude následovat podpis dvou kopií smlouvy – jedna, podepsaná oběma stranami, zůstává Vám, druhá majiteli prostoru, a také zaplacení zálohy. Nezapomeňte si také sednout k rozpočtu a zapsat dohodnutou částku.

Domluvte se, jaký bude další postup, kdy budete znovu v kontaktu, je možné, že to nebude až do pár dní před svatbou, kdy si jen potvrdíte, že vše platí.

Výběr svatebního místa – část 2. schůzka a smlouva k uložení na Pinterest: